Project a conjugué la flexibilité du système de contrôle de gestion Serdata avec la rapidité d'Internet, en faveur d'un service de plus en plus qualifié et efficace
Publiqué sur: IL GIORNALE DEI SERVIZI AMBIENTALI
Giulia Ferri
Combien rapporte-t-il ce chantier? Il est en actif, en déficit ou en équilibre? Quel entrepreneur ou directeur d'une entreprise de services serait-il en mesure de répondre à cette question avec une précision absolue et non pas vaguement? C'est une question qu'un entrepreneur avisé et prudent devrait constamment se poser, pour pouvoir avoir réellement bien en main la situation de son entreprise.
Pour répondre à une question pareille, et étendrant-la à toute la gamme de chantiers ouverts, il faut tenir compte de nombreuses variables: à partir du nombre des opérateurs et de leurs éventuelles systèmes de roulement, pour continuer avec la situation d'entrepôt ainsi bien de chantier que centrale, et ne jamais quittant des yeux les conditions des équipements et de tout ce qu'il est nécessaire pour une saine gestion d'entreprise.
L'activité d'une entreprise de nettoyage se compose de beaucoup d'éléments, liés les uns aux autres de manière interdépendante et c'est pour cela que tout doit être réglé avec une extrême prudence. Project, jeune et dynamique entreprise de conception informatique de Brescia, a mis au point depuis une dizaine d'ans un système de contrôle par ordinateur, qui permet la gestion de toute entreprise de nettoyage dans tous ses aspectes et dans la façon la plus précise et rapide possible.
Serdata, ceci est le nom du système, est un aide précieux qui permet de travailler avec précision et rigoureusement, tenant toujours en évidence tous les chiffres de l'entreprise. Créé exprés pour les entreprises de nettoyage et partant de situation réelles, Serdata a été conçu par formulaires dans le but de le pouvoir adapter progressivement aux différentes et spécifiques éxigences et pour donner la possibilité à l'entreprise la plus petite aussi de commencer avec le formulaires le plus approprié, intégrant les autres successivement.
PRESENCES DU PERSONNEL
Dans l'organisation d'un chantier, la phase la plus cruciale est la rédaction des plans de travail, avec l'attribution des fonctions et des horaires de travail à chaque opérateur, avec les roulements et les éventuelles substitutions. Le premier formulaire Serdata permet de gérer de manière optimale cette phase:s il n'est faut qu'insérer dans l'ordinateur les données des subordonnés (le programme traite une quantité illimitée de chantiers), les heures et les jours de travail. Serdata, de façon indépendante, développe mois par mois les données stockées et il les distingue en fêtes, heures supplémentaires ouvrables ou fériés (selon ce que vous aurez chargé dans le programme). L'opérateur ne devra que lancer la fonction Mise à jour du mois?, spécifiant le mois demandé, et dans peu de secondes il aura la situation prévisionnelle de ce que tous les subordonnés feront ce mois-là. Toute la phase est automatique et elle permet l'analyse journalière, de la semaine ou des heures prévues pour les services à contrat.
BUDGET DE CHANTIER
Mettant en uvre le système et important dans le deuxième formulaire les données du premier, toutes les données de production sont automatiquement transformées en valeurs économiques pour contrôler la rentabilité de chaque chantier (et, donc, répondre à la question posée au début). Grâce à un gain de temps de 70% par rapport aux opérations traditionnelles, Serdata fournit les rapports relatifs au coût de la main d'uvre ordinaire et supplémentaire, incluant les incidences causées par les absences. Ajoutant le coût des matériaux, des équipements et du carburant, les incidences pour la gestion administrative et commerciale, vous aurez l'exacte cours économique du mois, le prix moyen horaire et de vente. De cette manière la détermination du marge de contribution réelle et l'analyse de ce que sera possible demander pour un certain service seront simple à calculer.
DEVIS
Avec le troisième formulaire de Serdata, en quelques minutes, vous pouvez réaliser de différentes typologies d'offres, et, donc, proposer dizaines de solutions, modifiant à discrétion les valeurs qui forment l'offre même. En plus, Serdata est à même de fournir un tableau précis de toutes les prestations selon leur fréquence: il ne faut que rappeler le budget initial avec heures, matériaux et équipements. Chaque document sera après archivé et il pourra être rappelé dans tout moment pour comparisons et statistiques.
SERDATA ET INTERNET
Les formulaires de base peuvent être personnalisés et adaptés aux réelles éxigences de l'entreprise. En outre, ils peuvent être mis en uvre avec ultérieurs éléments qui permettrons de facturer, de savoir où les équipements sont disposés et en quelle mesure ont été utilisés, d'effectuer des statistiques et de présenter ses propres documents avec des formulaires ad hoc. Serdata est un système en constante évolution, mis à jour sur la base de nouveaux besoins, car il est le résultat aussi de suggestions provenantes de ceux qui utilise le système pratiquement. Il ne demande que la constante mise à jour des données. Toutefois, souvent cette simple opération peut être un problème, lorsque l'on doit suivre plusieurs chantiers en même temps. Dans certaines périodes du mois, le flux du mois des informations qui doivent être indtroduites dans le système peut subir des hausses. Si toutes les données sont gérées du siège, on court le risque d'avoir des retards dans l'execution des opérations. Il serait plus simple de mettre à jour les informations directement sur le lieu, c'est-à-dire chez les chantiers. Aujourd'hui, ceci est possible, car Serdata à été mis à même d'interagir avec les chantiers via Internet.
Donnant aux contremaîtres des PC ou des ordinateurs de poches connectés à l'ordinateur central, il est possible de faire parvenir directement au c'ur dy système toutes les données, mises à jour en temps réel. L'ordinateur central les stocke et les élabore tout de suite avec un remarquable gain de temps. Des chantiers il est possible de transmettre au siège toutes les informations relatives aux présences du personnel, aux heures cumulées par chaque opérateur, aux stocks, provisions etc. En plus, Internet permet de commencer avec les clients un rapport de fidélisation, basé sur la transparence et sur la confiance. Il est possible, en effet, de faire paginer le client certaines données, comme, par exemple, ceux qui concernent l'équipe qui travail chez le chantier, les éventuelles substitutions, les competences de chaque opérateur. Il s'agit d'une manière pour maintenir toujours vif le dialogue entre fournisseur et client et faire sentir concrètement ce dernier au centre de l'attention. Entre plus de 200 entreprises de nettoyage qui utilisent Serdata, Colaser, coopérative de l'Italie centrale, spécialisées dans les nettoyages résidentiels, qui opère de 1975 et qui parmi ses clients compte même la Chambre des Députés, est un exemple de la flexibilité et de la capacité d'adaptation aux procédures internes, par rapport au système de qualité aussi. «Colaser, à Francesco Fedele directeur administratif de l'entreprise, nous explique à cause de la complexité de ses activités, nécessitait d'un système de gestion pour simplifier un certaines type de travail qui demande un gaspillage de personnel et de temps qui ne sont pas toujours soutenables. Lorsque nous avons vu au travail Serdata, crée exprès pour les entreprises de nettoyage, nous avons constaté que les articles du logiciel corrispondaient exactement à nos articles, et, donc, nous avons decidé de l'adopter. Project, qui produit le système, sest révelée une entreprise très disponible à accepter les nos observations et à apporter les changements demandés. On peut justement affirmer que nous sommes grandis ensemble. Aujourd'hui, grâce à Serdata, nous sommes à même de rédiger les budgets, ainsi bien pour les valeurs que pour les quantités; nous pouvons programmer le personnel, suivre toutes les procédures, avoir constamment sous contrôle tous les chantiers, suggerer au client la planification mensuelle, bimensuelle ou hebdomadaire des travaux, avec la suddivision horaire et l'indication précise des opérateurs. En ce qui concerne l'aspecte administratif, nous gérons toutes les variables de la main d'uvre, de l'entrepôt et du client. Et avec Internet, la grande partie du travail est décentralisée et effectuée en temps réel. Nous savons toujours ce qu'il se passe, dans tous les chantiers. Et ceci est un grand aide pour l'entreprise».
